Lorsque vous considérez la quantité de technologie disponible ces jours-ci, des textos aux émoticônes en passant par Facetime, il n'est pas surprenant que l'art de la rédaction de lettres ait suivi le chemin du cheval et du buggy. Cependant, des lettres formelles sont toujours nécessaires pour certains cercles et circonstances spécifiques. Qu'il s'agisse de postuler à des emplois dans des collèges ou de communiquer avec les rares personnes qui prennent encore les formalités au sérieux dans ce nouveau monde courageux. Vous trouverez ci-dessous quelques instructions utiles sur ce qui est requis lors de la rédaction d'une lettre formelle, afin que la formalité et le professionnalisme puissent être maintenus, à partir du moment où la personne la reçoit et la lit.
Le papier
La première chose à prendre en compte lors de la rédaction d'une lettre formelle est le papier sur lequel la lettre est écrite. C'est ce qui sépare au départ une lettre formelle d'une lettre standard plus que toute autre chose : le toucher et l'épaisseur du papier. Le papier informatique blanc ordinaire peut théoriquement être acceptable, mais la vraie formalité et le soin peuvent être transmis avec du papier plus épais et ayant une couleur blanc cassé unique et un motif subtil. Bien sûr, cela coûtera plus cher à l'achat, mais cela contribuera grandement à faire une première impression au lecteur de la lettre formelle elle-même.
En-tête de quelque sorte
Non seulement la couleur et le stock du papier lui-même font une première impression forte avec une lettre formelle, mais il en va de même du papier à en-tête utilisé. Des lignes colorées, des symboles conçus, une image de marque ou simplement un nom présenté de manière attrayante en haut de la page, ou le long des bords de la page, créent un sentiment immédiat ou une formalité pour le lecteur. Ce sera encore un autre coût supplémentaire, mais ira encore plus loin dans le domaine de la formalité dès le départ et en vaudra la peine, si c'est quelque chose qui intéresse le lecteur de la lettre.
Adresses
Les adresses ne sont pas simplement destinées aux enveloppes lors de la rédaction de lettres formelles - elles sont également destinées au haut de la lettre elle-même. Votre nom et votre adresse commencent dans le coin supérieur droit ou gauche. Cela peut également faire partie de l'en-tête ci-dessus. Sous votre adresse, quelle que soit la manière dont vous choisissez de la présenter, se trouvent le nom et l'adresse de la personne à qui vous envoyez la lettre officielle. Si cela n'est pas fait, cela ne sera pas immédiatement considéré comme une lettre formelle, même si cela peut sembler inutile.
La date
Une autre partie petite mais essentielle d'une lettre formelle consiste à y ajouter la date, après les adresses. Cela devrait généralement être sur le côté opposé de la page d'où les adresses ont été ajoutées. La date doit être celle où la lettre a été écrite et le mois doit toujours être écrit, tandis que les jours et l'année doivent être représentés numériquement.
Une salutation ou une salutation formelle
Chaque lettre formelle devrait commencer par une salutation ou une salutation formelle. Maintenant, il existe également des règles spécifiques pour cela. Basé sur si vous connaissez la personne à qui vous écrivez la lettre personnellement ou par son nom. Si vous ne connaissez pas la personne à qui vous écrivez la lettre officielle, la salutation d'ouverture sera « Cher Monsieur ou Madame ». Si vous connaissez la personne, vous écrivez la lettre à ; le salut d'ouverture sera « Cher M. / Mme / Mme » et le nom de famille qu'ils portent. Bien sûr, cela signifie que vous devez savoir s'ils sont mariés ou non. Ne vous trompez pas de formalité et partez mal dans votre lettre.
Le corps de la lettre
Le corps de la lettre peut être ce que vous voulez qu'il soit en ce qui concerne le sujet. Cependant, il doit être écrit dans un style formel qui évite d'être offensant ou directement insultant. S'il y a une chance que ce soit le cas dans la lettre que vous écrivez. Il devrait également avoir une orthographe et une grammaire correctes tout au long.
Saisie contre écriture manuscrite
La dactylographie est généralement la manière préférée et la plus courante d'écrire une lettre formelle. Cela est dû à la facilité et au manque de grandes compétences en écriture de nos jours. Si vous avez de grandes compétences en écriture manuscrite et le temps et l'énergie nécessaires pour écrire une lettre, la formalité de celle-ci sera bien au-dessus de toutes les autres lettres formelles que la plupart des gens reçoivent. À moins bien sûr qu'ils aient aussi une grande calligraphie.
Choisissez une police de caractères formelle
Si vous choisissez de taper votre lettre formelle, comme la plupart des gens, assurez-vous de choisir la bonne police de caractères. Ne choisissez pas quelque chose de loufoque, comme des comics sans ou tout ce qui ressemble à un dessin animé. Vous et votre lettre formelle serez instantanément pris moins au sérieux, même si l'écriture est fantastique et profonde. C'est un moyen facile de faire une mauvaise première impression.
Fin de la lettre
Lorsque vous avez fini d'écrire la lettre, la terminer devient l'une des parties les plus importantes. Vous pouvez choisir différentes fins, à commencer par la salutation finale. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, des formalités comme le vôtre fidèlement ou le meilleur ou simplement le vôtre suffiront. Si vous connaissez le nom de la personne, des formalités telles que Votre Sincèrement ou Votre Ami fonctionneront bien. Ensuite, vous devez signer votre nom à l'encre si vous tapez la lettre et sous la signature, mettez votre nom tapé. Si vous écrivez la lettre à la main, imprimez votre nom sous la signature afin de savoir clairement de qui provient la lettre.
L'enveloppe, l'adresse et le timbre
Techniquement, l'enveloppe, l'adresse et le timbre sont la première impression qui sera faite à celui qui reçoit la lettre officielle. Bien que cela ait peu à voir avec l'écriture d'une lettre formelle elle-même. Cependant, si vous voulez que la lettre donne la meilleure impression possible, une bonne enveloppe, un joli timbre-poste unique et une excellente police ou police de caractères formelle sur l'adresse doivent être acquis. Cela garantira que celui qui reçoit la lettre aura une expérience formelle à partir du moment où il la recevra.